Back to Articles Archive

KOMUNIKASI BERKESAN

OLEH:
Normah
Wan Kamaran
Moon Zappa


Definisi bagi komunikasi menurut kamus dewan edisi ke-3 ialah perhubungan langsung atau tidak langsung dengan perantaraan surat,radio, telefon dan alat-alat yang boleh digunakan untuk berkomunikasi. Komunikasi juga bermaksud mengadakan perhubungan seperti berbincang antara satu sama lain, bercakap-cakap, dan bertukar-tukar pendapat antara satu pihak dengan pihak yang lain. Komunikasi menurut Johns (1996) ialah komunikasi sebagai proses pertukaran maklumat di antara penyampai dan penerima maklumat di kalangan pelbagai pihak. Contoh : pembekal, pelanggan, pengurus karajaan dan lain-lain.

Komunikasi bermaksud proses penyampaian atau pemindahan mesej dari seseorang kepada yang lain. Komunikasi berkesan adalah komunikasi yang berlaku dalam keadaan-keadaan berikut :-

• Mesej yang disampaikan difahami dengan tetap dan jelas oleh penerima.
• Makna mesej difahami dan dikongsi bersama oleh penghantar dan penerima.
• Perubahan yang berlaku akibat daripada mesej seperti perubahan yang dikehendaki oleh penghantar.
• Mesej yang mempunyai unsur kos-efektif.


Elemen Dalam Proses Komunikasi

Kegagalan dalam komunikasi kerana kurangnya perhatian kepada elemen-elemen yang menyebabkan sesuatu komunikasi itu berjaya. 7 elemen dipercayai mempengaruhi keberkesanan komunikasi sebagaimana berikut :-

• Penghantar – Orang yang mempunyai mesej untuk disampaikan.
• Mesej – Makluamt, idea atau pandangan yang datangnya dari minda penghantar dan cuba disampaikan kepada pihak lain.
• Enkod – Mesej diterjemah dalam bentuk yang difahami pihak lain menggunakan perkataan, bahasa atau simbol.
• Saluran - Mesej disalurkan kepada penerima melalui lisan, fizikal atau visual.
• Penerima – Pihak yang menjadi sasaran mesej.
• Dekod - Mesej diterima dan diterjemahkan oleh penerima dan difahami.
• Maklumbalas – Tindakbalas terhadap mesej oleh penerima.
• Gangguan – Perkara yang menggangu atau menghalang keberkesanan komunikasi.


Perkara-perkara yang perlu diambil perhatian dalam memastikan elemen-elemen dalam proses komunikasi yang berkesan :-

Penghantar

• Penghantar jelas tentang mesej yang hendak disampaikan.
• Meneliti dengan baik mesej sebelum disampaikan.
• Yakin dengan mesej.
• Pasti dengan kepentingan mesej.
• Dapatkan perhatian penerima.
• Hantar mesej pada waktu yang sesuai.
• Sensitif kepada maklumbalas pihak lain.
• Kenalpasti gangguan sebelum atau semasa mesej disalurkan.
• Kurangkan gangguan yang dikenalpasti


Mesej & Enkod

Enkod berperanan sebagai mengambarkan mesej yang disampaikan untuk difahami.

• Pilih perkataan, simbol, isyarat atau ayat yang mudah ditafsir dan tetap.
• Memberi gambaran jelas pada maksud mesej.
• Gunakan bahasa atau isyarat yang difahami oleh penerima.
• Ringkas dan padat sesuai dengan maksud.
• Mesej hendaklah lengkap supaya dapat difahami dengan jelas gambaran keseluruhan.


Saluran

• Ambilkira kepentingan mesej sama ada perlu segera atau tidak.
• Keperluan menerangkan mesej dengan jelas melalui lisan.
• Gunakan saluran yang boleh diterjemah, difahami, diingati atau disimpan mesej dengan baik.
• Tentukan saluran terlebih dahulu bagi mengelakkan mesej tidak difahami atau hilang.
• Kepentingan sama ada untuk didokumenkan atau tidak untuk rujukan kemudian.


Penerima & Dekod

• Menerima mesej dengan fikiran terbuka.
• Cuba memahami dengan jelas mesej yang dihantar.
• Menggunakan proses maklumbalas apabila perlu untuk mengesahkan kefahaman anda mengenai mesej.
• Menerima dan memahami keseluruhan mesej sebelum memberi tafsiran
• Kenalpasti halangan penerima mesej dan meminimumkan halangan.


Maklumbalas

• Mengemukakan soalan-soalan sama ada daripada penghantar atau penerima.
• Reaksi-reaksi bukan lisan yang kelihatan.
• Mohon ulangan jika gagal menafsir atau memahami dengan tetap.
• Ringkasan mesej bagi mencepatkan tindakbalas penerima.


Gangguan

• Kurang persediaan penghantar menyebabkan mesej kurang jelas dan sukar ditafsir.
• Penghantar dan penerima tidak dapat mengenalpasti atau memisahkan antara pemerhatian, sangkaan atau mesej sebenar.
• Permilihan enkod yang tidak tetap dan terlalu umum akan menyebabkan salah tafsir.
• Tahap kefahaman berbeza antara penghantar dan penerima menyebabkan tempoh sesuatu mesej difahami.
• Mempunyai prasangka awal menyebabkan enkod ditafsir tidak tepat.
• Tidak memberi maklumbalas dengan baik.
• Keadaan sekitar yang tidak sesuai.
• Latarbelakang berbeza membentuk sikap penghantar atau penerima.


Kepentingan komunikasi berkesan

Kepentingan komunikasi tidak dapat dinafikan dan mempunyai peranan yang sangat signifikan tetapi implikasi sama ada negatif atau positif tidak dapat ditelah. Masalahnya ialah implikasi komunikasi sentiasa melebihi dari jangkaan yang sama sekali tidak terduga dan berlaku dalam ruang lingkup yang tidak diramal. Kesilapan dalam komunikasi boleh mengancam atau menggugat perhubungan antar individu, kumpulan ataupun negara bangsa. Kesilapan ini merangkumi aspek makna, kaedah atau cara mesej dihantar, tafsiran penerima, kefahaman antara penghantar dan menerima dan kesediaan penerima untuk mencerap mesej. Ini adalah kerana komunikasi seperti senjata yang mempunyai dua mata. Jika salah di tafsir atau dihantar, ia akan memberi maksud yang berbeza. Perkara ini menjadi lebih serius jika ia berlaku dalam sesebuah organisasi dan dilakukan oleh pemimpin.

Kaitan komunikasi dengan kehidupan harian

Persoalan pertama yang harus difahami oleh seseorang ialah bagai manakah komunikasi berkait dengan kehidupan harian dan mengapakah ianya menjadi terlalu teras. Hubungan ini dapat di lihat dari beberapa aspek. Pertama, Komunikasi adalah segala-galanya dalam perhubungan sesama manusia. Seseorang pemimpin dari sebuah syarikat mega hingga ke institusi keluarga akan menjadi pemimpin yang berkualiti sekiranya ia mampu menterjemah idea dalam komunikasi yang paling berkesan. Kegagalan sesorang dalam komunikasi secara jelas dan kegagalannya menyampaikan hasrat dan matlamat organisasi atau keluarga melalui komunikasi yang berkesan, menjadi batu penghalang kepada perhubungan akrab, kerjasama dan semangat saling bantu dalam masyarakat atau organisasi antara individu dan warga organisasi.

Kedua, individu diadili melalui komunikasi lisan dan tanpa lisan. Melalui perbualan percakapan, cara berjalan dan berpakaian dan segenap ruang lingkup, kehidupan seseorang aatau lebih-lebih lagi pemimpin sentiasa terdedah kepada ‘judgement’ oleh pengikutnya. Kita sentiasa menilai perwatakan melalui gaya fizikal yang boleh di lihat oleh rakan-rakan. Justeru kita hendaklah sentiasa berusaha membina imej secara positif. Seseorang itu bukan sahaja perlu melihat dirinya dalam tingkapnya sendiri, pada masa yang sama ia perlu melihat dalam tingkap yang tersembunyi yakni tingkap orang lain. Teori ini pernah diangkat oleh sarjana (Joseph Lark dan Harry Hont) melalui Teori Tingkap Johari dan idea Imam Al-Ghazali. Imam Al-Ghazali menyatakan tidak semua perkara yang kita tahu, begitu juga sebaliknya. Secara tidak langsungnya, pembinaan imej melalui komunikasi tahap lisan dan lisan boleh memperbaiki kekurangan lahiriah dan batiniah .

Ketiga, konsep komunikasi strategi. Keberkesanan komunikasi pada hari ini dilihat sebagai tidak bergerak secara sendiri kerana perkembangan teknologi komunikasi yang tidak terbendung. Justeru teknologi komunikasi turut membantu dalam menjalankan urusan hubungan individu antaranya ialah faks, telefon, komputer, email, kamera digital dan lain-lain lagi. Masalah jarak tidak lagi wujud pada hari ini kerana kita boleh berhubung atau berkomunikasi dengan sesiapa sahaja tanpa mengira di mana ia berada.


Faktor-faktor yang boleh mempengaruhi komunikasi berkesan

10 faktor yang boleh mengalang komunikasi berkesan

1. Bahasa
- telo, loghat
-perkataan yang dipilih

2. Persepsi, prejudis dan stereotyping
-mirip mendengar apa yang kita suka dengar sahaja.
-lihat apa yang kita suka tengok sahaja.
-fikir apa yang kita selalu fikirkan sahaja.

3. Imej diri sendiri.
-bagaimana kita lihat diri sendiri
* professional/amatur
* peramah/malu
* kofiden/gagap

4. Status
-membataskan pergaulan antara kedudukan
-terdapat keadaan ‘tapis informasi’

5. Percangahan
-isyarat badan tak menyokong apa yang dilafazkan.

6. Faktor sendiri.
-komunikasi dengan orang kelainan upaya (OKU).
-berlainan nilai/pandangan
-perbezaan umur yang ketara

7. Faktor persekitaran
-kawasan yang bising

8. kesesuaian masa
-tak ada masa untuk berkomunikasi secara berkesan

9. Mesej yang rumit.

10. Mendengar
-tak ada kemahiran mendengar.


Hambatan Komunikasi Berkesan

1. Pesan tidak jelas dan menimbulkan tafsiran/persepsi lain.
2. Cara penyampaian tidak tepat atau tidak disukai penerima.
3. Penyampai dan penerima tidak siap melakukan komunikasi.
4. Hubungan antara penyampai dengan penerima tidak baik.
5. Bercakap terlalu lambat dan terlalu cepat (lisan) atau ayat yang digunakan terlalu kompleks dan panjang (tertulis).
6. Terlalu sering muncul “gumaman” (intruding sound) dalam percakapan, seperti emmm, eeee, oooo, dsb. Gumaman akan menimbulkan persepsi, pembicara tidak menguasai materi pembicaraan.


Lima Kunci Komunikasi Berkesan

1. Smile! Tersenyum

Salah satu cara untuk membangun kemampuan berkomunikasi yang baik dengan orang lain adalah dengan menjalin hubungan baik secepat mungkin dengan mereka.Tersenyumlah dan gunakan kontak mata sebagai signal positif yang dapat anda sampaikan ketika anda memulakan percakapan. Pastikan bahawa orang lain merasa bahawa anda sangat senang bercakap dengannya.
Sangat penting untuk tahu topik terhangat yang boleh anda bincangkan dengan orang tersebut. Untuk itu, selalu perbaharui informasi anda. Jika anda memiliki banyak topik yang anda dapat bualkan, komunikasi akan berjalan dengan lebih mudah.

2. Be Clear! Bercakap dengan jelas
Bercakaplah dengan jelas ketika anda berkomunikasi dengan orang lain. Cubalah untuk menghindari kebiasaan bercakap dengan suara terlalu kecil atau parau sehingga orang lain sukar menangkap maksud anda.
Cara terbaik untuk melatihnya adalah dengan merakam suara anda pada saat anda bercakap. Lalu dengarkan kembali hasil rakaman itu dan putuskan apa yang seharusnya anda ubah dari cara anda bicara.

3. Relax. Santai!
Anda dapat menjadi komunikator yang baik jika anda dapat berbicara dengan santai (rileks). Jika anda gugup, anda akan bercakap cepat sehingga sulit difahami. Anda juga dapat membuat orang lain merasa tidak selesa kerana kegugupan anda.
Hindari membongkokkan bahu, menampilkan wajah gelisah, atau menggerakkan anggota tubuh anda yang lain saat bercakap. Orang yang anda ajak berbual akan tahu bahawa anda sedang gugup.

4. Variasi. Jangan Monoton
Anda tentu tidak ingin orang lain menjadi bosan saat berbual dengan anda. Anda dapat membuat mereka tertarik dengan menghindari perbualan dengan suara monoton. Anda dapat melakukan sedikit variasi dan mengubah alunan suara saat anda berkomunikasi.

5. Dengar dan Fahami
Ingatlah, komunikasi adalah proses dua arah. Anda perlu mendengar dan memahami apa yang dikatakan orang lain jika anda ingin berkomunikasi secara efektif dengan mereka. Orang lain juga akan kehilangan minat berbual dengan anda, jika anda terus-menerus bercakap dan tidak pernah mendengarkan mereka.


Komunikasi Berkesan: Formula 7C

1. Completeness, Lengkap!
Komunikasi harus lengkap. Menyampaikan semua fakta yang diperlukan oleh penerima. Dalam dunia jurnalistik, kelengkapan informasi dirumuskan dalam 5W+1H (What, Who, When, Where, Why, How)

2. Conciseness, Ringkas!
Menggunakan sesedikit mungkin kata-kata. Menghindari menggunakan kata-kata yang berlebihan dan tidak perlu. Pesan singkat lebih menarik dan mudah dipahami. Gunakan kalimat seefektif mungkin.

3. Consideration, Penuh Pertimbangan!
Memperhatikan sudut pandangan orang lain, pola fikir, tahap pendidikan, minat, keperluan, kepentingan, dan emosinya.

4. Clarity, Jelas!
Menggunakan kata-kata yang tepat, bermakna tunggal, dan tidak membingungkan atau menimbulkan persepsi lain.

5. Concreteness, Nyata!
Konkrit untuk memperkuatkan kepercayaan. Pesan konkrit didukung fakta-fakta spesifik dan angka. Pesan konkrit tidak disalahtafsirkan.

6. Courtesy, Tata Krama!
Ini tentang cara penyampaian. Pesan disampaikan dengan tulus, sopan, bijak, reflektif, serta mempertimbangkan sudut pandangan dan perasaan penerima pesan, termasuk menjaga perasaan dan hormat terhadap penerima pesan.

7. Correctness, Benar!
Pesan yang disampaikan harus benar dari segi isi kandungan dan tata bahasa, juga tepat dari sisi waktu dan sasaran. (Seven C’s of Effective Communication, managementstudyguide.com).



Lima Hukum Komunikasi Berkesan: REACH

Selain itu terdapat rumus lain mengenai konsep komunikasi berkesan. Contohnya konsep REACH yang disebut “The 5 Inevitable Laws of Efffective Communication”, yakni Respect, Empathy, Audible, Clear, dan Humble.

1. Respect
Menghargai penerima atau menjaga harga diri orang lain.

2. Empathy
Kemampuan menempatkan diri kita pada situasi atau persekitaran yang dihadapi oleh orang lain. Ini didahulukan dengan kemampuan mendengarkan atau memahami terlebih dahulu sebelum didengarkan atau difahami oleh orang lain. Empati juga bererti kemampuan untuk mendengar dan sedia menerima pendapat ataupun umpan balik apapun dengan sikap yang positif.

3. Audible
Dapat didengarkan atau difahami dengan baik.

4. Clarity
Pesan yang disampaikan jelas, tidak menimbulkan multi interpretasi atau berbagai penafsiran yang berlainan. Clarity dapat pula bererti keterbukaan dan telus.

5. Humble
Rendah hati, tidak angkuh atau angkuh, tidak merasa “lebih” dari orang lain, termasuk di dalamnya tidak memandang rendah orang lain, berani mengakui kesalahan, rela memaafkan, dan lemah-lembut.


KOMUNIKASI VERBAL

Komunikasi verbal adalah komuikasi dengan menggunakan simbol – simbol verbal/ bahasa.

Kelebihan dalam komunikasi verbal adalah seperti berikut:
1. Jarang terjadi salah faham.
2. Komunikasi lebih mudah jika berkomunikasi dengan seseorang dari budaya sendiri. 3. Komunikasi verbal merupakan komunikasi yang bersifat formal.
4. Komunikasi verbal dapat digunakan untuk menyelesaikan masalah, contoh: perbincangan.
Selain kelebihan, terdapat juga kelemahan yang sering timbul seperti:
5. Sering mengalami gangguan, seperti: suara yang bernada tinggi sehingga komunikasi yang dihasilkan menjadi kurang sempurna.
6. Keterbatasan kosa kata, sehingga pesan yang seharusnya dapat disampaikan dengan baik menjadi kurang tepat.
7. Sukar untuk difahami apabila antara penyampai dan penerima berlainan bahasa dan budaya, dan mereka tidak memahami bahasa yang digunakan.


KOMUNIKASI NON VERBAL

Komunikasi non verbal adalah proses komunikasi dimana pesan disampaikan tidak menggunakan kata-kata. "Contoh komunikasi nonverbal ialah menggunakan gerak isyarat, bahasa tubuh, ekspresi wajah dan kontak mata, penggunaan objek seperti pakaian, potongan rambut, dan sebagainya, symbol-simbol, serta cara bercakap seperti intonasi, penekanan, kualiti suara, gaya emosi, dan gaya berbicara.

Antara kelebihan dalam komunikasi non verbal ialah:
1. Komunikasi mudah di pahami tanpa harus menjelaskan lebih lanjut.
2. Melengkapi/mempertegas komunikasi verbal.
3. Melalui perilaku non verbal seseorang kita dapat mengetahui suasana emosi orang tersebut.
4. Perilaku non verbal dapat menggantikan perilaku verbal.
5. Perilaku non verbal lebih jujur dari pada perilaku verbal,

Contoh: Seorang pensyarah melihat jam tangannya beberapa kali sedangkan dia mengatakan bahawa dia mempunyai banyak waktu untuk berbual dengan mahasiswanya.

Selain kelebihan, terdapat juga beberapa kelemahan seperti:
6. Kadang-kadang terjadi salah faham dalam memahami makna dari komunikasi non verbal.
7. Kurang sopan bila digunakan dalam komunikasi formal.
8. Tidak dapat digunakan untuk menyelesaikan masalah.
9. Komunikasi non verbal hanya boleh dipakai dilingkungan dan budaya sendiri saja.


Kesimpulan

Kemahiran komunikasi merupakan satu aktiviti yang sangat penting kerana komunikasi adalah kehidupan yang diperlukan oleh manusia dari saat dilahirkan hinggalah di saat kematian yang bertujuan untuk menyedarkan orang lain tentang kewujudan kita. Seseorang yang mempunyai keupayaan yang tinggi dalam berkomunikasi mempunyai kemungkinan yang tinggi untuk berjaya dalam kerjayanya berbanding mereka yang tidak menguasai ilmu komunikasi.
Komunikasi juga memainkan peranan penting dalam kehidupan manusia untuk meminta orang lain berubah atau meminta pertolongan daripada orang lain dan kemahiran ini memerlukan ssorang itu menguasai kemahiran berkomunikasi dengan baik. Kajian menunjukkan bahawa lebih kurang 10% kesan berlaku dalam proses komunikasi bersemuka melalui perkataan yang digunakan manakala 90% lagi ditentukan oleh bahasa tubuh iaitu bukan lisan.
Oleh itu, komunikasi haruslah dipertingkatkan cara penyampaian dalam apa jua cara sekalipun untuk memastikan komunikasi dapat berjalan lancer dan mesej yang disampaikan disalurkan secara tepat terhadap penerima.


Rujukan

Zawiyah Mohammad Yusof . 2009. Kemahiran Komunikasi. Kuala Lumpur. Dewan Bahasa dan Pustaka.
Rina Ilyana Zainal. 2004. Amalan komunikasi berkesan di kalangan usahawan tempatan.Jurnal Teknologi. 37 (E):5-12.
Ab. Aziz Yusof. 2003. Komunikasi untuk pengurus. Siri Pengurusan dan Pentadbiran Utusan. Kuala Lumpur: Utusan Publications & Distributors Sdn. Bhd.
Kamus Dewan. 2007. Edisi ke-4. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka
Abdullah Hassan dan Ainon Mohd. 2001. Komunikasi Untuk Pemimpin. Kuala Lumpur: PTS Publications & Distributors Sdn. Bhd.
Abdullah Hassan. 2002. Komunikasi Untuk Pendakwah. Pahang: PTS Publications & Distributors Sdn. Bhd.

Back to Articles Archive

Research, Articles & Publications    [ Archive ]

KIDS CREW OPEN DAY

Tarikh/Hari : 3 Ogos 2018 (Jumaat)

Masa : 9.00AM - 5.00PM

Lokasi : RUANG LEGAR dan TEMPAT LETAK KENDERAAN SIDMA, Kolej SIDMA Sarawak

PENDAFTARAN SEBAGAI PENGUNDI (PEMILIH) BAGI WARGA PELAJAR DI IPTS

Syarat-syarat Kelayakan :

1) Seorang warganegara Malaysia

2) Telah mencapai umur 21 Tahun

3) Bermastautin di bahagian pilihan raya yang ingin didaftarkan

4) Tidak dihalang/hilang kelayakan oleh undang-undang yang berkuatkuasa

Kaedah Pendaftaran :

1) Pendaftaran statik seperti di kaunter Ibu Pejabat SPR, Pejabat-pejabat Pilihan Raya Negeri atau Pejabat Pos Berkomputer.

2) Pendaftaran Bergerak sepert Out-Reach Team SPR, Penolong Pendaftar (Parti Politik) atau Penolong Pendaftar di Pejabat-pejabat Kerajaan yang dilantik oleh SPR.

Pusat-Pusat Pendaftaran :

i) Ibu Pejabat SPR di Putrajaya
ii) Pejabat-pejabat Pilihan Raya Negeri di seluruh negara
iii) Pejabat Pos Berkomputer di seluruh negara
iv) Pejabat Daerah/Pejabat Majlis Daerah
v) Tempat-tempat awam seperti pasar malam, pasar raya atau taman-taman perumahan yang dikunjungi oleh Out-Reach Team SPR

KIDS CREW OPEN DAY

Tarikh/Hari : 3RD AUGUST 2018 (Friday)
Masa : 9.00AM - 5.00PM
Lokasi : RUANG LEGAR dan TEMPAT LETAK KENDERAAN SIDMA, Kolej SIDMA Sarawak

Announcements